전자계약, 어도비 애크로뱃으로 문서 양식 작성부터 전자서명까지 총정리

인사 관리 업무를 하게 되면 직원들의 입사부터 퇴사까지를 관리해야 하며, 이 과정에서 다양한 문서 양식이 필요합니다. 대표적으로는 위와 같은 서식이 있습니다.

​서식에 서명을 받아야 할 일이 있을 경우 프린트를 출력해서 주고 받는다면 작성 시간도 오래 걸리고 혹여나 실수를 해서 잘 못 썼을 경우 처음부터 새로 써야하는 불편함이 생길 수도 있습니다.

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이러한 문제는 페이퍼리스 환경을 구축하는 것으로 간단히 해결 가능합니다.

하지만 스프레드시트, 엑셀 등으로 작성한 서식을 직원들에게 다이렉트로 공유한다면 건드리면 안 되는 부분까지 고쳐버려서 추가 업무를 해야되는 상황이 생길 수도 있습니다.

지우면 안되는 내용을 지거나 다른 직원들이 입력한 내용을 다른 내용으로 채워넣거나 하는 걸 예로 들 수 있죠.
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이렇게 원치 않는 수정이 발생하는 일을 사전에 차단하고 필요한 내용만 입력하게 만드려면 PDF를 활용하는 게 가장 이상적입니다.

그리고 이 PDF를 활용 할 때 PDF 편집 프로그램 어도비 애크로뱃을 쓰면 PDF 편집 외에 전자서명 요청도 한 번에 해결할 수 있어 다른 앱을 추가로 사용하지 않아도 되는 장점이 있습니다.

 

어도비 애크로뱃 온라인 페이지 바로가기

PDF 편집: 온라인에서 무료로 PDF 수정하기| 어도비 애크로뱃 (Adobe Acrobat)

또한 프로그램 설치 없이 온라인 페이지를 통해서도 PDF 편집, 전자서명 요청 등의 작업을 할 수 있는데요. 어떻게 사용하면 되는지 살펴보도록 하겠습니다.

 

어도비 애크로뱃 온라인 페이지에 접속하고, 홈 메뉴 '도구' 탭에 있는 '전자서명 요청'에 작업할 파일을 드래그&드롭 합니다.

 

이때 여러 개의 파일을 1개로 하고 싶다면 일괄로 드래그 & 드롭 하면 간단히 병합시킬 수 있습니다. 드래그 & 드롭으로 파일을 추가했으면 우측 하단에 있는 '계속' 버튼을 클릭합니다.

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그러면 수신자 이메일을 입력할 수 있는데요. 1 ~ n명을 추가할 수 있고, 순서대로 데이터 값을 입력을 받아야 할 땐 '지정된 순서에 따라 서명하도록 설정'에 체크하면 순서대로 사인을 받을 수 있습니다.
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이메일 추가는 '+'를 누르면 할 수 있고 수신자 외에 사인을 받을 필요가 없는 본인과 참조 인원을 추가할 수도 있습니다.

​입력을 다 마쳤으면 '문서 준비' 버튼을 클릭합니다.

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이어서 실제 필드를 작성할 수 있습니다. 좌측 메뉴에서 추가할 필드를 고르고, 삽입하고 싶은 위치를 클릭하면 됩니다. 전자계약에 필요한 다양한 필드들이 준비되어 있어 유용하게 쓸 수 있어요.
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그리고 '더 보기'를 누르면 라디오 버튼, 참여 스탬프, 회사, 이미지, 트랜잭션 번호, 확인란, 링크, 직함 등의 필드도 볼 수 있습니다.

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전자서명은 수신자의 이름과 서명한 날짜 및 시간까지 확인 가능합니다. 필요하다면 이메일을 추가하고, 사용자 지정도 할 수 있지만 일반적인 인사 업무에는 기본 세팅으로도 충분하기에 따로 옵션을 건드리지 않아도 괜찮습니다.
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준비를 마쳤으면 '검토 및 보내기'를 클릭합니다.

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'검토 및 내보내기' 에서는 이름과 제목, 메시지를 입력할 수 있고 '보내기' 버튼을 누르면 아까 추가했던 수신자들에게 사본 PDF가 포함된 이메일이 발송됩니다.

 

추후 진행 사항은 문서 탭에서 확인할 수 있고, 수신자는 따로 앱을 설치하지 않아도 Adobe Sign 온라인에서 작성할 수 있어서 회사 내부 및 외부 업체와 전자계약을 진행할 때도 유용하게 쓸 수 있습니다.

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텍스트가 아닌 이미지로 스캔된 파일을 문서화 시키기 위해 직접 타이핑을 쳤었다면, 변환 탭에 있는 'OCR로 텍스트 인식' 기능을 써보면 좋을 것 같습니다. 글자를 자동으로 인식하여 텍스트화 시켜주며, 텍스트 & 이미지를 추가로 넣는 것도 가능하거든요.
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이미지화 된 글자를 수정하고 싶다면 어도비 애크로뱃 데스크탑 앱에서 '글자 인식 OCR 스캔' 후 편집 탭에서 일반 텍스트를 편집하듯 수정하면 됩니다.

기본적으로 클라우드 스토리지를 제공하고 있어 온라인 웹과 모바일 앱, 데스크탑 프로그램을 자유롭게 오가며 작업을 이어하는 것도 가능합니다.

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클라우드 스토리지를 활용해 언제든지 필요한 서류에 접근하여 열람 & 관리할 수 있으며, 강력한 보안 시스템으로 보안, 기밀 문서를 많이 다루는 인사팀의 인사 업무를 안전하게 페이퍼리스화 시키는데 적합한 환경을 제공하고 있는 중입니다.

지금까지 전자계약이 필요할 때 어도비 애크로뱃으로 문서 양식 작성부터 전자서명까지 어떻게 하면 되는지 알려드렸습니다. 업무에 도움이 되었으면 좋겠네요.

 

본 포스팅은 어도비로부터 소정의 원고료를 지원받아 작성하였습니다.